Secretaría de Investigación y Posgrado

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Sistema de Gestión de la Calidad

Documento Interno

Logo

Secretaría de Investigación y Posgrado

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Fecha de elaboración:

02-11-2020

Procedimiento

Control de documentos

Código:

PRO-7532-01

Revisión:

1

1 Objetivo

Definir la metodología a seguir para asegurar que la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Investigación y Posgrado se mantenga y que la documentación que emana de éste se mantenga controlada.


2 Alcance y Campo de Aplicación

2.1 Aplica a cualquier documento que forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Investigación y Posgrado.

2.2 Aplica a cualquier miembro de la Secretaría de Investigación y Posgrado que contribuye en el sistema de gestión de la calidad que requiera de modificación, elabore, revise, autorice alguno de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Investigación y Posgrado.


3 Referencias

3.1. Mapa del Proceso Estratégico (SGC-4400-70).

3.2 Requisito 7.5.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-29).

3.3 Requisito 7.5.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-30).

3.4 Requisito 7.5.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-31).

3.5 Lista maestra de control del Sistema de Gestión de la Calidad (REG-7532-01).

3.6 Lista maestra de control de información documentada mantenida (REG-7532-02).

3.7 Lista maestra de control de registros (REG-7532-04).

3.8 Procedimiento de Elaboración de documentos (PRO-7520-01).

3.9 Procedimiento de Control de Registros (PRO-7532-02).

3.10 Procedimiento de Asistencia para el diseño de SGC Electrónicos (PRO-8320-01(Documento externo).

3.11 Video del Usuario para Propuestas de cambio (VID-7532-01).

3.12 Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05).

3.13 Video del Administrador para dar de alta Requisitos (VID-7532-06).

3.14 Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07).


4 Desarrollo

4.1. Revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación:

4.1.1. Propuesta: Solicitud de cambio o incorporación de documento: Cualquier miembro de la organización que participe en la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), que considere pertinente el cambio o incorporación de algún documento, genera propuesta de cambio conforme se describe en el Video del Usuario para Propuestas de cambio. (véase VID-7532-01).

4.1.2. Toda propuesta será revisada en cuanto a la conveniencia y adecuación por La Administradora del SGC la cual al recibir solicitud de propuesta (emitida vía correo electrónico de manera automática desde la plataforma al haber sido generada), deberá revisar la conveniencia y adecuación, disponiendo de las siguientes alternativas:

4.1.2.1. Aprueba el cambio o incorporación de documento que por su naturaleza no requiere de más modificaciones salvo que al confirmar la emisión de la nueva versión se vincule al resto de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad:

a) A cualquier componente del sistema de gestión de la calidad (REG-7532-01) (véase VID-7532-01).

b) A proceso (véase VID-7532-01).

c) A un procedimiento o instructivo de trabajo (véase VID-7532-01). 

4.1.2.2. Aprueba el cambio o incorporación de documento que, por su naturaleza, requiere de dos o más modificaciones en el resto de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, procediendo como se establece en el punto 4.1.2.1 del presente documento, solo que, en este caso, además deberá generar las propuestas necesarias en los documentos que requieran de los cambios para asegurar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad conforme se describe en el punto 4.1.1.

4.1.2.3. Rechaza propuesta de cambio conforme el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01), debiendo dejar claramente establecidas las razones que justifican la negativa al cambio o incorporación del documento propuesto.

NOTA: El Administrador del SGC debe revisar con regularidad el estado en que se encuentran las propuestas de cambio para promover la publicación expedita de los cambios requeridos.

4.2. Elaboración de documentos:

4.2.1. La Administradora del SGC es la única persona que puede realizar cambios o incorporación de documentos a:

a) Cualquier página del Sistema de Gestión de la Calidad (REG-7532-01), conforme se describe en Video del Administrador para dar de alta Requisitos (véase VID-7532-06);

NOTA: Para estas páginas no hay posibilidad de incorporación, solo actualización.

b) Cualquier proceso, incluidos la determinación y/o mapas, conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (véase VID-7532-05).

c) Cualquier documento de origen externo, conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07);

d) Cualquier referencia a registros contenidos en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04) conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07), así como en los formatos que aplique

e) Cualquier procedimiento que corresponda a la gestión del Sistema de Gestión de la Calidad (Gestión de riesgos, dirección, planeación, evaluación del desempeño, auditoría interna y mejora, conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

4.2.2. La Administradora del SGC otorga privilegios para que las personas de los diferentes departamentos dispongan de usuario y contraseña, así como atributos para:

a) la elaboración de documentos conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07);

b) la revisión de los documentos (que deber ser el responsable del documento emitido) conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07)

c) la aprobación de documentos (que deber ser el líder de proceso) conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07);

NOTA: Los documentos en formato editable emitidos por el solicitante deberán copiarse en procesadores de texto previo a la incorporación dentro de la plataforma.

4.2.2.1. Estructura de los procedimientos e instructivos:

4.2.2.1.1. Todos los capítulos deben identificarse con números arábigos, escribirse en mayúsculas y con negritas.

4.2.2.1.2. Los subcapítulos deben llevar el mismo número del capítulo, seguido por un dígito arábigo separado por un punto por cada subdivisión.

4.2.2.1.3. Deben contener los capítulos siguientes:

“1.- OBJETIVO”: Se debe establecer el propósito principal de la existencia del documento.

“2.- ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN”: Se debe definir a qué, quiénes y en qué casos se debe aplicar el documento.

“3.- REFERENCIAS”: Anotar los códigos de las normas, procedimientos, políticas, manuales, y documentos en general, tanto internos como externos, que se relacionen con el documento, siempre y cuando deban ser considerados para clarificar la operación del mismo.

“4.- DESARROLLO”: Se debe indicar como realizar las actividades, con el fin de dar cumplimiento al objetivo establecido para el documento.

NOTA: Cabe hacer mención que cuando se requiera destacar algún concepto dentro del desarrollo del documento se puede hacer uso de formato del texto como puede ser el uso de negritas, mayúsculas, subrayado, letra cursiva, etc.

4.3. El Administrador del SGC debe asegurarse de:

4.3.1. Actualización e identificación de los cambios: que la Lista maestra de control de información documentada mantenida (REG-7532-02) presenta el estado de revisión actual de los documentos.

NOTA: La plataforma conserva versiones obsoletas del original de la documentación en carpeta identificada de esta manera el respaldo de éstas permanente.

4.3.2. Disponibilidad y acceso a la información: Que el personal dispone de acceso a la plataforma.

4.3.3. Que los documentos de origen externo se encuentran identificados conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

NOTA: Durante la fase del diseño del Sistema de Gestión de la Calidad nos asistimos mediante el Procedimiento de Asistencia para el diseño de SGC Electrónicos (PRO-8320-01) facilitado por el proveedor de la plataforma, por lo que en caso de dudas en el presente documento se puede consultar el procedimiento (PRO-8320-01) o bien consultarles mediante cuenta de correo electrónico dirección@arielmendieta.com.mx.

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Rodolfo Antonio Palacios Barrón Florisel Álvarez Ramos Juan Silvestre Aranda Barradas

Cargo

Coordinador(a) de Gestión Coordinador(a) Administrativa Secretario de Investigación y Posgrado
Fecha 02-11-2020 02-11-2020 02-11-2020