Llevar a cabo el registro y control de los documentos recibidos en y enviados desde la Secretaría de Investigación y Posgrado del IPN, dirigidos al Titular de la Secretaría, Directores y Coordinadores, así como todo lo relativo a aquellos de carácter oficial e institucional de los Centros Foráneos de Investigación, dependientes de la Secretaría de Investigación y Posgrado.

El presente procedimiento aplica a todo documento recibido en la Secretaría de Investigación y Posgrado del IPN de:

2.1 Área de Recepción de Documentos de Centros Foráneos dependiente de la CORIYP,

2.2 Coordinación de Gestión,

2.3 Mensajería de la Coordinación Administrativa de la SIP,

2.4  Direcciones y Coordinaciones,

2.5 Áreas Centrales, que son las Unidades Administrativas del Instituto,

2.6 Unidades Académicas del área metropolitana y/o foránea,

2.7 Todo el personal de la Secretaría de Investigación y Posgrado.

3.1 Mapa del proceso de Gestión del Posgrado (SGC-4400-72).

3.2 Mapa del proceso de Gestión de la Investigación (SGC-4400-74).

3.3 Mapa del proceso de Administración de Recursos (SGC-4400-76).

3.4 Requisito 7.5.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-30).

3.5 Requisito 7.5.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-31).

3.6 Norma ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos.

3.7 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

3.8 Manual de Organización de la Secretaría de Investigación y Posgrado.

3.9 Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) 2016. 

3.10 Manual de Usuario del Sistema de Control de Gestión Institucional (SCGI) CENAC-IPN.

4.1 Requisitos Y Principios de Operación 

4.1.1 El Área de Recepción de Documentos de la Coordinación de Gestión (ARDCG) de la SIP, recibe documentos de las siguientes Unidades Administrativas del Instituto:

4.1.1.1 Unidad Académica (UA),

4.1.1.2 Unidad Administrativa (UAIPN),

4.1.1.3 Del Área de Recepción de Documentos de la Coordinación de Gestión (ARDCF),

4.1.1.4 Dependencia de Gobierno Externa (DGE),

4.1.1.5 Particulares (P).

4.1.2 Los documentos que recibe el Área de Recepción de Documentos de la Coordinación de Gestión (ARDCG) de la SIP, deben cumplir los siguientes requisitos:

4.1.2.1 Estar dirigido al Titular de la Secretaría, o Director(es) de área, o Coordinador(es).

4.1.2.2 Anexos, completos.

4.1.2.3 Incluir firma autógrafa o en facsímil de quien lo envía.

4.1.2.4 Tener estampado el sello original de la UA, UAIPN, DGE que lo remite.

4.1.2.5 En caso de documentación entregada por los particulares, se omite el requisito previo.

4.1.3 Los requisitos establecidos por las Direcciones, Coordinaciones y la propia Secretaría (ASIP), para la recepción de documentos en la ARDCG son:

4.1.4 Los siguientes documentos, quedan exentos de recibo en el Área de Recepción de Documentos de la Coordinación de Gestión (ARDCG), se entregarán directamente a: 

4.1.5 Ningún documento, anexo o expediente, podrá ser recibido por los analistas de la Secretaría, de las Direcciones y de las Coordinaciones, así como por los Jefes de División; salvo los indicados en el cuadro anterior.

4.1.6 El área de Recepción de Documentos de la Coordinación de Gestión (ARDCG) recibe los siguientes documentos con carácter de atención urgente:

4.1.6.1 Oficios que provengan de la Dirección General, Coordinación de Gestión de la Dirección General, Órgano Interno de Control en el IPN, Unidad de Transparencia en el IPN, quejas y todos aquellos que por su naturaleza de apremio.

4.1.6.2 Documentos de invitación a reuniones para el Titular de la Secretaría o Directores, siempre que la realización sea menor a una semana de la fecha de entrega del documento.

4.1.6.3 Solicitud de autorización de exámenes de grado.

4.1.6.4 Becas institucionales de posgrado (convocatoria y apelación).

4.1.6.5 Nóminas de becarios institucionales de posgrado.

4.1.6.6 Nombramientos de representantes de la Secretaría de Investigación y Posgrado ante comisiones diversas, para exámenes de oposición, etc.

4.1.7 El Área de Recepción de Documentos de Centros Foráneos (ARDCF) controla la recepción y envío de documentación oficial e institucional de las siguientes UA (Centros Foráneos), dependientes de la

4.1.7.1 Centro de Biotecnología Genómica (CBG). 

4.1.7.2 Centro de Desarrollo de Productos Bióticos (CEPROBI).

4.1.7.3 Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada (CICATA), Unidad Altamira.

4.1.7.4 Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada (CICATA), Unidad Querétaro.

4.1.7.5 Centro Interdisciplinario de Ciencias Marinas (CICIMAR).

4.1.7.6 Centro de Investigación en Biotecnología Aplicada (CIBA), Unidad Tlaxcala.

4.1.7.7 Centro de Investigación y Desarrollo de Tecnología Digital (CITEDI).

4.1.7.8 Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo Integral Regional (CIIDIR), Unidad Durango.

4.1.7.9 Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo Integral Regional (CIIDIR), Unidad Michoacán.

4.1.7.10 Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo Integral Regional (CIIDIR), Oaxaca.

4.1.7.11 Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo Integral Regional (CIIDIR), Sinaloa. 

4.1.8 La ARDCF entrega directamente documentación de diferentes áreas del Instituto a los gestores de los siguientes Centros:

4.1.8.1 Centro de Desarrollo de Productos Bióticos (CEPROBI).

4.1.8.2 Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada (CICATA), Unidad Querétaro.

4.1.8.3 Centro de Investigación en Biotecnología Aplicada (CIBA), Unidad Tlaxcala.

4.1.9 El ARDCF recibe directamente de las UAIPN documentos dirigidos a las UA (Centros Foráneos), los cuales son:

4.1.9.1 DIRECCIÓN GENERAL (Circulares, Avisos, Comisiones, Oficios, etc.);

4.1.9.2 DIRECCIÓN DE CAPITAL HUMANO (Fup's (No se deben sellar si no traen un oficio), Licencias, Depósitos, Nómina, Oficios, etc.);

4.1.9.3 SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN (Oficios, Pago de becas, Viáticos, Cuentas bancarias, etc.);

4.1.9.4 SECRETARÍA DE GESTIÓN ESTRATÉGICA (Presupuesto, POA, Ejercer partidas, Autogenerados, etc.); 

4.1.9.5 SECRETARÍA DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO (Becas BEIFI, Nombramientos, Bajas, Constancias (no se deben sellar si no traen oficio), Programas de maestría, programas de doctorado, Nóminas de Beca Institucional); 

4.1.9.6 SECRETARÍA ACADÉMICA (Notificaciones de año Sabáticos, Movilidad, Informes, etc.);

4.1.9.7 SECRETARÍA DE EXTENSIÓN E INTEGRACIÓN SOCIAL (Circulares, Oficios, Patentes, etc.);

4.1.9.8 Abogado General (Contratos, Convenios, Demandas, etc.);

4.1.9.9 DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS (Circulares, avisos, oficios, Facturas etc.);

4.1.9.10 FIDEICOMISO (Egresos e Ingresos, transferencias, adquisición de equipos, etc.);

4.1.9.11 ÓRGANO INTERNO DE CONTROL (Auditorías.);

4.1.9.12 COFAA (Notificaciones, Comprobaciones de apoyo, etc.).

4.1.10 Los documentos de respuesta a entregar a la ARDCF, deben cumplir los siguientes requisitos para enviarse a las UA foráneas:

4.1.10.1 Oficio dirigido al Titular de la UA o de área Coordinadora de destino.

4.1.10.2 Firma autógrafa o en facsímil de quien lo envía.

4.1.10.3 Tener estampado el sello original de la UAIPN o UA o ASIP o DGE que lo remite.

4.1.10.4 Especificar los datos del domicilio del destinatario.

4.1.10.5 Todos los documentos deberán traer el acuse respectivo, para su recepción.

4.1.10.6 Al tratarse de carteles o cualquier otro tipo de publicidad que rebase una hoja tamaño carta, deberá presentarse doblado a ésta dimensión.

4.1.10.7 El material a enviar no deberá pesar más de 1 kg.

4.1.11 Documento que no cumple con los requisitos previos, se rechaza y se informa el motivo.

4.1.12 Los UA Centros Foráneos remitentes que emplean guías pre-pagadas para el servicio de envío de paquetería a la ARDCF son los siguientes:

4.1.12.1 Centro de Biotecnología Genómica (CBG).

4.1.12.2 Centro de Investigación en Ciencia Aplicada y Tecnología Avanzada (CICATA), Unidad Altamira.

4.1.12.3 Centro Interdisciplinario de Ciencias Marinas (CICIMAR).

4.1.12.4 Centro de Investigación y Desarrollo de Tecnología Digital (CITEDI).

4.1.12.5 Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo Integral Regional (CIIDIR), Unidad Durango.

4.1.12.6 Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo Integral Regional (CIIDIR), Unidad Michoacán.

4.1.12.7 Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo Integral Regional (CIIDIR), Oaxaca.

4.1.12.8 Centro Interdisciplinario de Investigación para el Desarrollo Integral Regional (CIIDIR), Sinaloa.

4.1.13 Los días hábiles de envío para los ocho Centros Foráneos remitentes son: 

4.1.14 El ARDCF no gestiona envíos los días viernes, debido a la inexistencia de recepción en días inhábiles en dichas UA (Centros Foráneos), por lo que los remitirá hasta el siguiente día hábil.

4.2 Recepción de documentos de la Coordinación de Gestión

4.2.1 El área de Recepción de Documentos de la Coordinación de Gestión (ARDCG) recibe documento.

4.2.2 ¿Cumple con los requisitos de recepción?

4.2.2.1 No. Anota en hoja en blanco los datos correctos adjunta al documento y devuelve al gestor (de UA, 0 UAIPN, 0 DGE, o TP). Caso al ARDCF pasa a 4.3.7.

4.2.2.2 Sí. Estampa en original y acuse del documento (copia de UA, o UAIPN, o DGE, o P) sello de recibido, anota nombre o antefirma de responsable de recepción, hora de admisión, tacha con o sin anexos, y número de anexos en su caso. Lo regresa al gestor (de UA, o UAIPN, o DGE, o P) Caso de la ARDCF, entrega junto con formato DR-13-04, pasa a 4.3.7.

4.2.3 ¿El documento es urgente?

4.2.3.1 Sí. Fotocopia oficio, entrega el original al ASIP (Dirección, Coordinación y Secretaría), recaba en fotocopia estampado de sello y firma de recibido. Coloca en estante pos ASIP.

4.2.3.2 No. Coloca oficio con sello de recibido en estante por ASIP (Secretaría, Direcciones y Coordinaciones).

4.2.4 Toma documento (o fotocopia con sello de recibido) y asienta folio consecutivo.

4.2.5 Inicia registro en Sistema de Control de Gestión Institucional (SCGI)

4.2.6 ¿Se tiene acceso para registrar los documentos recibidos?

4.2.6.1 No. Captura en formato Bitácora formato DR-13-01, lo siguiente:

4.2.6.1.1 Fecha y hora de suceso;

4.2.6.1.2 Número de hoja de turnado;

4.2.6.1.3 Descripción breve del suceso;

4.2.6.1.4 Área a turnar documentación;

4.2.6.1.5 Folio consecutivo del documento a entregar;

4.2.6.1.6 Fecha de recibido y numero de oficio;

4.2.6.1.7 UA remitente;

4.2.6.1.8 Descripción breve del asunto con o sin anexos;

4.2.6.1.9 Imprime por duplicado;

4.2.6.1.10 Estampa sello de acuse en un original de la bitácora, firma los dos tantos y adjunta los documentos respectivos. Pasa a 4.2.16. 

4.2.6.2 Sí. Realiza lo siguiente:

4.2.6.2.1 Captura: IP de usuario, clave de acceso, nombre de la base de datos (área de coordinación del SCGI), 

4.2.6.2.2 Activa tecla Conectar.

4.2.6.2.3 Selecciona del combo de Unidad Responsable: Secretaría de Investigación y Posgrado,

4.2.6.2.4 Activa botón cerrar. Esto permite ingresar al SCGI.

4.2.7 En el SCGI selecciona el menú Capturas, ingresa y selecciona el módulo de Recepción e inicia registro del documento con el folio asignado. Concluye captura y Activa botón de salir.

4.2.8 Reingresa al menú de Capturas y selecciona el módulo de Calificación, captura los siguientes datos:

4.2.8.1 Número de expediente o número de folio,

4.2.8.2 En Localización elige Turnado.

4.2.8.3 Selecciona pestaña Turnado y selecciona Área (ASIP) que atiende el asunto; elige: original del documento, clasificación (público, o reservado o confidencial), prioridad (alta, o media, o baja), días para respuesta, instrucción:

4.2.8.3.1 Preparar Respuesta Conducente, 

4.2.8.3.2 Para su análisis y opinión, 

4.2.8.3.3 Su atención procedente, 

4.2.8.3.4 Su conocimiento,

4.2.8.3.5 Tratar en acuerdo.

4.2.8.4 Activa icono de guardar.

4.2.8.5 Activa icono de salir.

4.2.9 Ingresa al menú Reportes, selecciona Documentos Turnados, elige: 

4.2.9.1 Emisión Turnado (formato Turnado código DR-13-02). 

4.2.9.2 Gestión de Turnos (formato Resultados de la Gestión de Turnados código DR-13-02).  Se abre ventana alterna.

4.2.10 Selecciona Fecha de Turnado Inicial (formato DR-13-02) y Final o Periodo de Inicio y Término (formato DR-13-02) de la captura.

4.2.11 Selecciona área (ASIP) de los turnos asignados a entregar para la gestión que compete.

4.2.12 Selecciona icono de semáforo (Ejecutar Informe), se abre ventana alterna, verifica todos los folios asignados con los documentos de la UA respectiva que atiende la ASIP.

4.2.13 ¿Son correctos los números de folios asignados?

4.2.13.1 No. Activa icono de cerrar visor. Reingresa al menú de Capturas. Pasa al 4.2.8.

4.2.13.2 Sí. Selecciona el icono de imprimir, activa número dos copias a imprimir del formato DR-1302 ó DR-13-03, según concierna el caso; activa botón aceptar.

4.2.14 En reportes impresos asienta sello de código DR-13-02 ó DR-13-03 según corresponda.

4.2.15 Asienta sello de acuse en un original del formato DR-13-02 y/ó DR-13-03, rubrica ambos impresos e integra con la documentación respectiva.

4.2.16 Entrega al Titular de la Coordinación de Gestión los paquetes de documentación clasificada por ASIP.

4.2.17 El Titular de la Coordinación de Gestión recibe documentación clasificada por ASIP, revisa.

4.2.18 ¿Reasigna turno a otra área?

4.2.18.1 Sí. Entrega a la persona encargada de asignar calificación por ASIP. Pasa a 4.2.5 para realizar corrección.

4.2.18.2 No. Rubrica ambos impresos de DR-13-01 ó DR-13-02 y/ó DR-13-03, de documentación clasificada por ASIP, junto con los documentos respectivos entrega al personal ARDCG para la distribución de la entrega en las ASIP. 

4.2.19 El personal del ARDCG recibe los paquetes de documentación clasificada por ASIP para entregarlos.

4.2.20 El ASIP recibe paquete de documentos, asienta el sello de fecha de recepción y hora tanto en acuse como en el original de formato DR-13-01 y/ó DR-13-02 ó DR-13-03 y firma de recibido, entrega el acuse.

4.2.21 El personal del ARDCG, recibe acuse de formato DR-13-01 y/ó DR-13-02 ó DR-13-03 por parte del ASIP y lo archiva en carpeta por Área, de forma cronológica por número de folio.

4.2.22 El ASIP, genera el (los) oficio(s) de respuesta al (a los) folio(s) turnado(s).

4.2.23 El ASIP entrega el (los) oficio(s) de respuesta para el envío correspondiente a:

4.2.23.1 AMCASIP (Mensajería de la Coordinación Administrativa).Pasa a 4.4.1.

4.2.23.2 ARDCF (Área de Recepción de Documentos de Centros Foráneos). Pasa a 4.3.10.

4.2.24 La ASIP recibe acuse(s) de (los) oficio(s) de respuesta con firma y/o sello estampado de recibido del gestor de la UA respectiva, así como de la UAIPN, que la AMCASIP gestionó su entrega. Archiva.

4.2.25 La ASIP recibe acuse(s) con sello de recibido de la ARDCF de (los) oficio(s) de respuesta a entregar a UA(Centros Foráneos). Archiva.

4.3 Recepción de documentos de Centros Foráneos

4.3.1 El Área de Recepción de Documentos de Centros Foráneos (ARDCF), recibe mediante paquetería comercial o en forma presencial, los documentos que provienen de Centros de Foráneos (UA).

4.3.2 El ARDCF abre, extrae formato DR-13-04 (Relación de envío de correspondencia con desglose para su conocimiento) de la UA específica, coteja cada relación con cada documento.

4.3.3 El ARDCF verifica datos de oficios, estampa sello de recibido en original y copia del formato DR-13-04 de la UA específica, coloca paquete en estante de acuerdo al área a turnar para la gestión correspondiente.

4.3.4 La UA(Centro Foráneo) genera una alerta en el Entorno Virtual de Trabajo Colaborativo (EVTC), por espera de envío de documento importante o urgente.

4.3.5 El ARDCF entrega oficio o paquete de documentos de la UA específica, para la gestión correspondiente a través de:

4.3.5.1 Al ARDCG (Área de Recepción de Documentos de la Coordinación de Gestión).

4.3.5.2 Mensajería de la Coordinación Administrativa (AMCASIP).

4.3.6 El ARDCG recibe oficio o paquete de documentos de la UA (Centro Foráneo) con formato DR13-04. (Pasa a 4.2.1).

4.3.7 El ARDCF recibe de ARDCG, acuse de oficio(s) de la UA (Centro Foráneo) y formato DR-13-04.

4.3.8 El AMCASIP recibe oficio o paquete de documentos de la UA (Centro Foráneo), (Pasa a 4.4.2)

4.3.9 El ARDCF recibe de AMCASIP, acuses con sello de recibido de los oficios entregados a UAIPN y/o UA, que remitió la UA (Centro Foráneo). 

4.3.10 El ARDCF recibe oficio de respuesta del ASIP y/o UAIPN para la UA (Centro Foráneo) específico. Sella y firma de recibido en acuse, entrega a ASIP y/o UAIPN. Pasa a 4.2.25.

4.3.11 El personal de la ARDCF, ingresa y visualiza en el EVTC, oficio de importancia o urgencia de la UA (Centro Foráneo); busca documento de respuesta a la UA por parte de la ASIP o UAIPN, escanea y captura en el EVTC.

4.3.12 El ARDFC captura los siguientes datos de oficio(s) con documentos de respuesta a remitir mediante el formato DR-13-04 de la UA (Centro Foráneo) específica:

4.3.12.1 Nombre de la UA destinataria,

4.3.12.2 Desglose de control del envío y nombre de la empresa comercial de paquetería,

4.3.12.3 Fecha de envío, 

4.3.12.4 Número de oficio del acuse sellado de recibido, y/o Numero de oficio de respuesta,

4.3.12.5 Total de documentos enviados.

4.3.13 El ARDFC imprime por duplicado el formato de control DR-13-04 especifico de la UA (Centro Foráneo), se adjunta a los documentos (y si es el caso con otro acuse de recibido de la ARDCF del DR-13-04 de fecha previa, para sello de recibido de la misma UA específica). Se colocan en  el sobre, se le pega la guía pre-pagada de la UA destinataria, se cierra.

4.3.14 Se coloca sobre en estante en división específica para la UA (Centro Foráneo). Se envía en fecha programada la referida UA (Centro Foráneo).

4.3.15 La UA (Centro Foráneo) recibe el formato DR-13-04 por duplicado, sella de recibido el acuse y devuelve, posteriormente por servicio de mensajería comercial a la ARDCF. Pasa a 4.3.1. 

4.3.16 Se informa por teléfono y a través del correo electrónico cforaneos.sip@gmail.com, a los interesados encargados de enviar y recibir la documentación en cada uno de los once centros,  sobre la recepción y envío de la información por paquetería.

4.4 Mensajería de la Coordinación Administrativa de la SIP

4.4.1 El AMCASIP, recibe de la ASIP el (los) oficio(s) de respuesta a UAIPN y/o UA.

4.4.2 El AMCASIP, recibe de la ARDCF el (los) oficio(s) para entregar a UAIPN y/o UA.

4.4.3 El AMCASIP, coloca en el estante clasificados por UA, los documentos para recepción de (los)   mensajero(s) de la(s) UA.

4.4.4 El (los) mensajero(s) firma(n) de recibido el acuse y lo(s) entrega(n) al AMCASIP.

4.4.5 El AMCASIP, asigna a gestor para entrega el (los) oficio(s) de respuesta a UAIPN y UA (casos específicos).

4.4.6 El gestor de la AMCASIP entrega el (los) oficio(s) de respuesta en UAIPN y/o UA, recaba sello y firma en el acuse. Entrega a la AMCASIP.

4.4.7 La AMCASIP, recibe acuses con sello de recibido de UA y IJAIPN, devuelve acuse al ASIP (pasa a 4.2.24) y al del ARDCF (pasa a 4.3.9), como evidencia de que fue entregado el documento.