Definir la metodología y criterios para la elaboración y codificación de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Investigación y Posgrado, para que se presente en diseño homogéneo. 

2.1 Aplica a todo el personal involucrado en la elaboración, revisión, aprobación, publicación y control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Investigación y Posgrado. 

2.2 Implica todo documento generado que forme parte del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Investigación y Posgrado.

3.1. Mapa del Proceso Estratégico (SGC-4400-70).

3.2 Requisito 7.5.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-29).

3.3 Requisito 7.5.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-30).

3.4 Requisito 7.5.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-31).

3.5 Lista maestra de control del Sistema de Gestión de la Calidad (REG-7532-01).

3.6 Lista maestra de control de información documentada mantenida (REG-7532-02).

3.7 Lista maestra de control de registros (REG-7532-04).

3.8 Procedimiento de Control de documentos (PRO-7532-01).

3.9 Procedimiento de Control de Registros (PRO-7532-02).

3.10 Procedimiento de Asistencia para el diseño de SGC Electrónicos (PRO-8320-01) (Documento externo).

3.11 Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05).

3.12 Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07).

4.1 Identificación: Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad deben ser identificados mediante un código el cual se conforma por nueve caracteres establecidos de la siguiente manera: XXX₁ XXXX₂ XX₃

4.1.1 XXX₁: Debe ser las letras que indican el tipo de documento.

SGC= Páginas que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad (REG-7532-01).

PRO= Procedimiento general (REG-7532-02).

ITO= Instructivo de trabajo operativo (REG-7532-02).

REG= Formato de registro (REG-7532-04).

VID= Video (REG-7532-02).

AUD= Audio (REG-7532-02).

4.1.2 XXXX₂: Deben ser cuatro caracteres numéricos que relacionan el requisito de la norma que rige las actividades contenidas en el documento directamente, o bien cuando son varios los requisitos, el que dispone de mayor relevancia (si el requisito asociado dispone de menos de cuatro dígitos, los restantes deberán contener “0” en las posiciones finales de esta sección).

4.1.3 XX₃: Son números arábigos que indican el número de control consecutivo de acuerdo con el origen y clase del documento, iniciando con el “01”.

NOTA: Para los formatos de registro en los que las personas que los ocupan ya existe costubre de uso de código diferente al descrito en el presente documento, se mantendrá el código historicamente empleado.

4.2 Descripción: Todo documento que sea parte del Sistema de Gestión de la Calidad deben desde su título describir o conducir a identificar las actividades contenidas en el mismo.

4.3 Formato y los medios de soporte: Todos los documentos, tanto la descripción general de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, procedimientos, instrucciones, ayudas visuales son descritos en idioma español, y presentados en medio electrónico, en el caso de los registros que emanan del propio sistema disponemos de la alternativa de medio físico o electrónico lo cual se determina en cada uno como se establece en el procedimiento de control de registros (PRO-7532-02). Para robustecer el formato, en los casos de procedimientos e Instructivo se hace uso de la plantilla de acuerdo con la siguiente estructura:

4.3.1 En el encabezado se describe lo siguiente:

4.3.1.1 Logotipo y nombre de la empresa

4.3.1.2 Tipo de documento 

4.3.1.3 Título del documento

4.3.1.4 Fecha de elaboración

4.3.1.5 Código

4.3.1.6 Número de revisión

NOTA: En caso de que se haga una modificación dentro de los documentos el número de versión cambiará en automático por el número consecutivo.

4.3.2 En el pie de página se describe lo siguiente:

4.3.2.1 Nombre y cargo del elaborador, que debe ser una persona que realice de manera regular las actividades descritas. Debe incluirse la fecha en la que se elabora el documento.

4.3.2.2 Nombre y cargo del revisor, que debe ser el Jefe de División en la que se ejercen las actividades descritas, así como la fecha en la que se revisa el documento. 

4.3.2.3 Nombre y cargo del aprobador, que debe ser el lider del proceso relacionado con las actividades descritas en el documento, así como la fecha en la que se aprueba el documento. 

4.3.3 Estructura:

4.3.3.1 Los capítulos de los documentos se generarán de manera automática, los cuales se identificarán con número arábigo y el nombre de cada capítulo y con letra negrita. El tipo de letra que se genera en automático será Arial tamaño 10 y con letras mayúsculas y minúsculas. Los capítulos que conforman los procedimientos e instructivos de trabajo son los siguientes.

• 1 Objetivo: Describe el propósito de la existencia del documento.

• 2 Alcance y Campo de Aplicación: Describe a quién y a que aplica el documento.

• 3 Referencias: Describe aquellas normas, políticas, manuales, procedimientos, registros; tanto internos como externos, que se relacionan con el documento.

• 4 Desarrollo: Describe las actividades y el cómo realizarlas para el cumplimiento del documento.

4.3.3.2 Los subcapítulos deben llevar el mismo número de capítulo seguido por un número arábigo separado por un punto por cada subdivisión, el tipo de letra debe ser Arial número 10 (dependiendo la organización), ejemplo:

• 4 Desarrollo

• 4.1

• 4.1.1

• 4.1.1.1

• 4.2

NOTA: En caso de que la información requerida por el Sistema de Gestión de la Calidad se encuentre documentada en procesadores de texto tales como Word, deberán copiarse en un archivo nuevo de Bloc de notas para eliminar cualquier formato de texto para posteriormente copiar la información en la plataforma.

4.4 Vídeos: En la plataforma que contiene la documentación del sistema de gestión de la calidad no se pueden subir archivos de video ya que por sus características son demasiado densos, por lo que se tendrán que subir a la plataforma de YouTube para posteriormente describirlo como un vínculo URL. Para subir el video a YouTube, se deberá hacer de la siguiente manera:

4.4.1 Tener una cuenta en la plataforma de YouTube.

4.4.2 Acceder a la cuenta existente.

4.4.3 Seleccionar la configuración de privacidad del vídeo.

4.4.4 Seleccionar el video que se desea subir a la plataforma desde los archivos de la computadora.

4.4.5 Dar clic en “Publicar” para terminar de subir el video. En caso de que se decida tener el vídeo de manera privada, dar clic en listo o compartir para terminar de subir el video.

4.4.6 Copiar el URL como se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07) y posteriormente subir el video como URL y copiarla.

4.5 Mapas y determinación de proceso: La plataforma requiere que las imágenes que se requieran subir cumplan entre las dimensiones mínimas de 557 x 511 píxeles y las dimensiones máximas de 1048 x 1081 píxeles. Subir las imágenes como se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05).

4.6 Registros: Los registros llevarán el formato tal como se describe en el Procedimiento de Control de Registros (PRO-7532-02).