Secretaría de Investigación y Posgrado

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Sistema de Gestión de la Calidad

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Secretaría de Investigación y Posgrado

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Fecha de elaboración:

19-11-2020

Procedimiento

Adquisición de bienes y servicios

Código:

PRO-8410-01

Revisión:

1

1 Objetivo

Describir la metodología para realizar las compras a proveedores de bienes y servicios en la Secretaría de Investigación y Posgrado.


2 Alcance y Campo de Aplicación

2.1 Aplica a la Coordinación Administrativa, personal operativo administrativo.

2.2 Aplica para recursos federales.


3 Referencias

3.1 Mapa del proceso de Administración de Recursos (SGC-4400-76).

3.2 Requisito 8.4.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-44).

3.3 Ley de Adquisiciones, arrendamientos y servicios del Sector Público.

3.4 Guía de operación para el control y ejercicio del presupuesto.

3.5 Programa de Austeridad, Transparencia y Rendición de cuentas 2019 para el Instituto Politécnico Nacional.

3.6 Clasificador por objeto para la Administración Pública Federal.


4 Desarrollo

4.1 La Coordinación Administrativa recibe los requerimientos de bienes o servicios a través del formato de requisición, oficio, medio electrónico o bitácora de las áreas de la Secretaría, con sus respectivas firmas de autorización por el funcionario correspondiente.

4.2 La Coordinación Administrativas verifica la disponibilidad presupuestal, asimismo se toma en cuenta el importe máximo de adjudicación directa señalado en la circular SAD/DRMyS/C/16/2020, para poder comenzar a gestionar la compra: 

4.2.1 Adjudicación directa hasta $200,000.00 más IVA.

4.2.1.1 En el caso del punto anterior la Coordinación Administrativa gestiona y ejerce directamente el recurso con el proveedor en apego a la normatividad institucional vigente, cuando el importe del bien o servicio a adquirir no exceda trescientas UMA (Unidad de medida y actualización).

4.2.1.2 Cuando las adquisiciones de bienes o servicios sean iguales o superiores a trescientas UMA (Unidad de medida y actualización), por dichas adquisiciones, se deberán elaborar contratos a través del Sistema Institucional del Abogado General para su revisión y formalización. La Coordinación Administrativa gestionará y ejercerá directamente el recurso con el proveedor previa formalización del contrato mencionado.

4.2.2 Adjudicación directa por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios hasta 208,000.00

4.2.3 Invitación a cuando menos tres personas desde $208,001.00 hasta 549,000.00.

4.2.4 Licitación pública desde 3'787,001.00 en adelante.

4.2.4.1 Para los casos de los puntos 4.2.2, 4.2.3 y 4.2.4 del presente procedimiento, la gestión se lleva a cabo a través de la Dirección de Recursos Materiales e Infraestructura del IPN, quien es la única facultada para gestionar las adquisiciones en los citados supuestos, de acuerdo a los requerimientos que recibe de la SIP.

4.3 De acuerdo a lo establecido por la Guía de Operación para el Ejercicio y Control del Presupuesto así como el Programa de Austeridad, Transparencia y Rendición de cuentas 2019 para el Instituto Politécnico Nacional, serán objeto de consolidación algunas partidas presupuestales por lo que se deberá llevar a cabo un análisis del techo presupuestal autorizado para determinar los porcentajes que la SIP puede ejercer de manera directa de cada una de partidas objeto de consolidación y que importes deben ser transferidos, con respecto al presupuesto anual total por partida.

4.3.1 Dependiendo de la partida presupuestal de que se trate, y como lo solicite la Dirección de Programación y Presupuesto se enviaran los recursos objeto de consolidación, solicitando la transferencia de los recursos a la Dirección de Recursos Materiales en Infraestructura o bien el 70% hacia el presupuesto de Manejo Central T5M con la finalidad de que la Dirección de Recursos Materiales e Infraestructura o la Dirección de Recursos Financieros pueda realizar el pago de los bienes y servicios que sean objeto de consolidación una vez que la Dirección de Recursos Materiales e Infraestructura o la Dirección de Recursos Financieros pueda realizar el pago de los bienes o servicios que sean objeto de consolidación una vez que la Dirección de Recursos Materiales e Infraestructura haya concluido con los procedimientos de adjudicación o licitación pertinentes.

4.3.2 La SIP realizará en base al análisis de consolidación un formato que será enviado por medio electrónico u oficio a la Dirección de Recursos Materiales e Infraestructura con los requerimientos de productos o servicios necesarios para la operación, con excepción de las partidas 37104, 37106 y 26102.

4.3.3 No podrán ser ejercidas partidas del presupuesto de ingresos excedentes, que sean objeto de consolidación.

4.4 Para aquellas partidas que no son objeto de consolidación o bien para aquellas que si lo están pero de las cuales la SIP puede ejercer de manera directa el 30%, solo se podrán realizar compras con Proveedores de Bienes y Servicios Institucionales (S@PBSI). De no contar con el registro el mismo proveedor debe promover su alta utilizando el sistema ya mencionado y presentado la documentación que ahí se solicita ante la Secretaría de Administración del Instituto Politécnico Nacional.

4.5 Considerando el punto anterior la Coordinación Administrativa solicita una cotización al proveedor seleccionado debiendo tomar en cuenta como punto fundamental el crédito que otorgue y en segunda instancia los requerimientos de calidad, precio y tiempo de entrega. No aplicará para todos los casos la solicitud de la cotización pues debido a la necesidad adjudicará directamente, fincando el pedido.

4.6 La Coordinación Administrativa fincará el pedido al proveedor por medio electrónico o por medio físico, en base al punto anterior, quien a su vez generará la factura (CFDI) correspondiente, misma que se le someterá al procedimiento para el Control y ejercicio del presupuesto.

4.7 El proveedor en el tiempo acordado entregará los materiales solicitados al área de recepción y entrega de materiales de la Secretaría de Investigación y Posgrado para su custodia. El encargado del área de recepción y entrega de materiales firmará y sellará de recibido en la factura (CFDI) o remisión correspondiente, asimismo verificará el cumplimiento de los requerimientos de los materiales, para posteriormente entregarlos al área solicitante. 

4.8 Anualmente se llevará a cabo una evaluación de proveedores considerando la atención brindada, calidad, plazo de entrega, precios y seriedad, dicha evaluación la efectuará el usuario del bien o servicio de forma anual. La cuantificación de la evaluación tendrá los siguientes criterios de aceptación: 

≥70% Proveedor Aceptado

>70% Proveedor Rechazado

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Florisel Álvarez Ramos Florisel Álvarez Ramos Juan Silvestre Aranda Barradas

Cargo

Coordinador(a) Administrativa Coordinador(a) Administrativa Secretario de Investigación y Posgrado
Fecha 19-11-2020 19-11-2020 19-11-2020