Secretaría de Investigación y Posgrado

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

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Secretaría de Investigación y Posgrado

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Fecha de elaboración:

19-11-2020

Procedimiento

Control y Gestión de Recursos Federales

Código:

PRO-7110-01

Revisión:

1

1 Objetivo

Describir la metodología para el control y gestión de recursos federales autorizados por la Dirección de Programación y Presupuesto a la Secretaría de Investigación y Posgrado, incluyendo sus dos Direcciones de Coordinación.


2 Alcance y Campo de Aplicación

2.1 Aplica a la Secretaría de Investigación y Posgrado, a las Direcciones de Coordinación y a la Coordinación Administrativa.


3 Referencias


4 Desarrollo

4.1 La Coordinación Administrativa debe elaborar el Anteproyecto de Recursos Federales de la Secretaría de Investigación y Posgrado y las Direcciones de Coordinación, a través del Sistema de Administración de los Programas de Mejora Institucional.

4.2 La Coordinación Administrativa captura la información del Anteproyecto de los Recursos Federales en el Sistema de Administración de los Programas de Mejora Institucional por medio de dos fases (Fase l- Presupuestal y Fase ll- Programa Anual de Adquisiciones) al término de cada una de ellas se envía a través de oficio y por correo electrónico a la Dirección de Programación y Presupuesto, el aviso de conclusión de ambos procesos.

4.3 La Dirección de Programación y Presupuesto emite oficio y envía por correo electrónico la autorización de los Recursos Federales por cada una de las áreas que integran la Secretaría, Dirección de Investigación y Dirección de Posgrado. 

4.3.1 La Coordinación Administrativa difunde a través de oficio o por correo electrónico a la Secretaría, a la Dirección de Investigación y a la Dirección de Posgrado, los importes autorizados y los conceptos por ejercer durante el ejercicio anual. DR-14-10

4.4 De acuerdo al calendario de gasto para el ejercicio fiscal anual asignado a la Secretaría de Investigación y Posgrado por medio del presupuesto autorizado de los Recursos Federales y en base a cada partida presupuestal autorizada, la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Investigación y Posgrado ejerce el recurso tomando en cuenta las solicitudes que presentan por oficio o por correo electrónico en un período mensual, la Secretaría, la Dirección de Investigación y la Dirección de Posgrado.

4.5 Las adquisiciones de bienes y servicios se realizan de acuerdo a lo que establece los procedimientos de Mantenimiento a mobiliario, equipo e instalaciones (PRO-7130-01), Capacitación (PRO-7200-03) y Adquisición de bienes y servicios (PRO-8410-01).

4.6 Al contar con el documento comprobatorio por correo electrónico correspondiente sobre las adquisiciones de bienes o servicios (CFDI) que atienda la normatividad fiscal vigente o documentación comprobatoria interna apegada a la normatividad Institucional, se elabora una orden de pago en el SIGA financiero por medio de la cual se envía una solicitud a la Dirección de Recursos Financieros para pago al proveedor. El acceso al sistema mencionado lo proporciona la Dirección de Recursos Financieros debiendo solicitarlo la Secretaría de Investigación y Posgrado a través de oficio. La Dirección de Recursos Financieros proporcionará tres diferentes usuarios y claves de acceso al sistema de acuerdo a las etapas por la que atraviesa la captura de la orden de pago, una será para el auxiliar o capturista, otra para el responsable administrativo y la última para el titular de la unidad responsable, es decir, se tendrán tres claves para cada una de las unidades, Secretaría de Investigación y Posgrado, Dirección de Investigación y Dirección de Posgrado.

4.7 La Dirección de Recursos Financieros del IPN es la encargada de realizar los pagos directos a los proveedores de acuerdo a las solicitudes mediante orden de pago que recibe de la Secretaría de Investigación y Posgrado, a través del SIGA financiero.

4.8 El ejercicio del presupuesto de los recursos federales se puede aplicar a través de gastos por comprobar, mismos que deberán solicitarse a la Dirección de Recursos Financieros a través de oficio o por correo electrónico. la Dirección de Recursos Financieros envía el recurso solicitado a la cuenta bancaria de la Secretaría de Investigación y Posgrado, y se debe comprobar igualmente a través del SIGA financiero, capturando los documentos comprobatorios correspondientes a los bienes o servicios adquiridos (CFDI) que atiendan la normatividad fiscal vigente o documentación comprobatoria interna apegada a la normatividad Institucional, generándose una orden de pago por concepto de comprobación. Asimismo, la Coordinación Administrativa procederá a realizar el pago mediante transferencia bancaria a los proveedores de bienes o servicios para los cuales se solicitó el recurso.

4.9 En el caso de recibir los recursos por parte de la Dirección de Recursos Financieros como gasto por comprobar, cuando se trate de adquisición de bienes o servicios a personas físicas con actividad empresarial, la Coordinación Administrativa procederá a retener el importe que por concepto de IVA se estipule en la factura (CFDI), mismo que deberá ser enterado a la Dirección de Recursos Financieros dentro de los tres primeros días hábiles del mes siguiente, a través de oficio y por correo electrónico y generar en el SIGA Contable el recibo correspondiente. 

4.10 En el caso de recibir los recursos por parte de la Dirección de Recursos Financieros como gasto por comprobar, cuando se trate del pago de honorarios a personas físicas, la Coordinación Administrativa procederá a retener el 10% sobre el importe de los honorarios por concepto de I.S.R y las dos terceras partes por concepto de IVA, valores consignados en la factura (CFDI), estas cantidades deberán ser enteradas a la Dirección de Recursos Financieros dentro de los tres primeros días hábiles del mes siguiente, a través de oficio y por correo electrónico, y generar en el SIGA Contable el recibo correspondiente.

4.11 De acuerdo a las necesidades de la Secretaría y de sus Direcciones de Investigación y Posgrado, la CA podrá solicitar por medio del Sistema de Administración de los Programas de Mejora Institucional a la Dirección de Programación y Presupuesto adelanto y diferimiento de calendario, o por oficio mediante correo electrónico, señalando los importes de los recursos y partidas presupuestales involucradas en estas peticiones. El adelanto corresponderá a la necesidad de ejercer recursos antes del tiempo programado en el presupuesto federal autorizado. El diferimiento corresponderá a la necesidad de ejercer los recursos con posteridad a lo programado en el presupuesto ya mencionado. DR-14-19

4.12 Asimismo la C.A. podrá solicitar transferencias entre partidas presupuestales para cubrir necesidades específicas por medio del Sistema de Administración de los Programas de Mejora Institucional o bien por oficio o por correo electrónico, así mismo se podrá utilizar transferencias para el área de recursos materiales y servicios del Instituto Politécnico Nacional, por ejemplo para la partida de combustibles y la de pasajes aéreos tanto nacionales como internacionales a través de oficio, lo anterior en virtud de que el Instituto Politécnico Nacional tiene  pre-establecidos los proveedores de esos suministros o servicios lo que optimiza la operación para cubrir esas necesidades. DR-14-20

4.13 La Secretaría genera ingresos propios por el cobro de derechos y productos denominados ingresos excedentes, mismos que previa autorización de la Dirección de Programación y Presupuesto podrá ejercer en las partidas presupuestales que cubran a las necesidades de la Secretaría atendiendo la normatividad interna y fiscal vigente.

4.13.1 Mensualmente la CA enviara a la Dirección de Recursos Financieros vía transferencia bancaria el importe de los productos y los derechos cobrados, generando en el SIGA contable el recibo correspondiente. DR-14-21

4.13.2 En el SIGA contable la CA subirá la propuesta para el ejercicio de los ingresos excedentes cobrados, por medio del formato DPyP-1A 01, cuando el estado de esta operación indique el número 6 estará autorizado por la Dirección de Programación y Presupuesto. DR-14-22

4.13.3 La Dirección de Recursos Financieros procederá a devolver a la cuenta bancaria en donde se captan los ingresos excedentes, los importes de los derechos y los productos enviados previamente por la Secretaría, debiendo realizar esta ultima las afectaciones contables correspondientes en el SIGA contable. DR-14-23

4.13.4 En el momento que se cuente con la autorización de la Dirección de Programación y Presupuesto y la devolución de los recursos por parte de la Dirección de Recursos Financieros, los recursos podrán ser ejercidos.

4.13.5 La CA captura mensualmente las operaciones de flujo de efectivo en el SIGA Contable generando al final del mes balance general y balanza de comprobación  14-24, presentando ambos a través de oficio o por correo electrónico a la DRF dentro de los 3 primeros días hábiles del mes siguiente, asimismo deberán enterarse los intereses que se generen en la cuenta bancaria realizando en el mismo sistema el recibo correspondiente DR-14-25. El acceso al sistema mencionado lo proporciona la Dirección de Recursos Financieros debiendo solicitarlo la Secretaría de Investigación y Posgrado a través de correo electrónico. La Dirección de Recursos Financieros proporcionará dos diferentes usuarios y claves de acceso al sistema de acuerdo a la persona responsable de la captura o validación de información capturada. DR-14-26

4.14 Al final del ejercicio anual la CA deberá reintegrar por medio de transferencia bancaria los recursos no ejercidos efectivamente enviados a la cuenta bancaria de la Secretaría de Investigación y Posgrado generándose en el SIGA Contable los recibos correspondientes. DR-14-27

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Florisel Álvarez Ramos Florisel Álvarez Ramos Juan Silvestre Aranda Barradas

Cargo

Coordinador(a) Administrativa Coordinador(a) Administrativa Secretario de Investigación y Posgrado
Fecha 19-11-2020 19-11-2020 19-11-2020